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Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger

Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.

Die meisten Unternehmen empfangen bereits seit einigen Jahren elektronische Rechnungen, oft ohne sich dessen bewusst zu sein. Doch Vorsicht ist geboten: Fehler bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen können zum Verlust der Berechtigung zum Vorsteuerabzug führen.

Worauf müssen Sie achten?

• Ein typischer Fehler bei der Bearbeitung ist, dass Mitarbeiter empfangene elektronische Rechnungen ausdrucken, um sie in Papierform weiter zu bearbeiten. Dabei handelt es sich aber um einen „Medienbruch“ und den gilt es zu vermeiden. Elektronisch empfangene Rechnungen müssen auch in elektronischer Form archiviert werden und dürfen ihr Format nicht wechseln.

• Die Archivierung muss für 10 Jahre und revisionssicher erfolgen.

• Neben den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes müssen auch die Abgabenordnung (insbesondere §§ 146, 147, 200 AO), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beachtet werden.

• Achtung bei Cloud-Angeboten zur Archivierung (Datenschutz)

Was sind Ihre Vorteile als Empfänger elektronischer Rechnungen?

• Sie sparen sich das umständliche und komplizierte Scannen (OCR) und manuelle Weiterverarbeiten der Papierrechnungen. Die Rechnungsdaten können automatisch in Ihre Systeme übernommen werden. Die Ersparnis beträgt hier bis zu 10.- Euro je Eingangsrechnung. Hinzu kommen:

• Schnellere Bearbeitung der Rechnungen. So können Skonti besser genutzt werden.

• Elektronische Archivierung der elektronischen Rechnung. Das spart erheblich Zeit bei Nachbearbeitungen und Lagerkosten.

• Eine Volltextsuche über alle (PDF-) Rechnungen ist möglich.

• Einfache unternehmensweite Distribution der elektronischen Rechnung. Es fallen weder unnötige Kopien noch interner Postversand von Papierrechnungen mehr an.

Was brauchen Sie dafür:

• Einheitlicher Rechnungseingangsprozess (z.B. Workflow)

• Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen