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Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender

Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.

Die meisten Unternehmen denken beim Begriff E-Billing erstmal daran, selber elektronische Rechnungen an Kunden zu versenden.

Worauf müssen Sie achten?

• Halten Sie sich an alle Vorschriften. Nicht ordnungsgemäße Rechnungen können bei Ihrem Kunden zum Verlust des Vorsteuerabzugs und damit zu viel Ärger führen...

• Die Zustimmung des Empfängers ist auch weiterhin notwendig, allerdings ist sie nun im B2B-Bereich auch im Rahmen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, nachträglich oder durch stillschweigende Billigung möglich.

• Klären Sie die Kontaktdaten mit dem Empfänger.

• Lassen Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen.

• Denken Sie an die revisionssichere Archivierung der elektronischen Rechnungen.

Achtung: Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat gekennzeichnet werden, schulden Sie als Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag. Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden. Die Rücknahme einer elektronischen Rechnung ist nicht möglich.

Was sind Ihre Vorteile?

Grundsätzlich hat der Rechnungsversender erst mal enorme Kostenvorteile.  Je mehr Rechnungen ein Unternehmen versendet, desto höher ist das Einsparpotential durch die Einführung von elektronischen Rechnungen und desto schneller die Amortisation des Projekts. Ein Tool, mit dem Sie Ihre Einsparmöglichkeiten und die Amortisationszeit selbst berechnen können, finden Sie unter http://E-Billing.de.

Die Kosten für eine Papierrechnung inklusive Porto, Verarbeitung (ausdrucken, kuvertieren, Post ausliefern) und Materialkosten (Papier, Umschläge, Toner, Infrastruktur) belaufen sich im Durchschnitt auf 1,90 Euro. Demgegenüber kostet eine elektronische Rechnung durchschnittlich nur noch etwa 0,20 Euro. Das bedeutet eine Einsparung von etwa 1,70 Euro je Rechnung. Bei 10.000 Rechnungen im Jahr ergeben sich 17.000 Euro Ersparnis – und das ab sofort jedes Jahr. Kein Wunder, dass sich ordentlich eingeführte E-Billing-Projekte in wenigen Monaten amortisieren.

Dazu kommen weitere Vorteile. Zum Beispiel ist eine elektronische Rechnung sofort beim Kunden. Der Postweg von 1 bis 2 Tagen wird eingespart. Auch die internen Prozesse beim Rechnungsversender lassen sich bei elektronischen Dokumenten optimieren. Allein schon dadurch, dass die Papierablage entfällt und sich ein Beleg selbständig ohne Zutun eines Mitarbeiters in die Kunden- und in die Projektakte ablegt.

Wenn Sie größtmöglich von elektronischen Rechnungen profitieren wollen, empfehlen wir Ihnen, einen einzigen automatisierten Prozess für alle Kunden und Lieferanten einzurichten.

Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen