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Immer mehr Konzern-CFOs erkennen Optimierungsmöglichkeiten bei der Abstimmung der Intercompany-Beziehungen auf Ebene der Einzelgesellschaften (Entities). Sehr oft stellt die IC-Abstimmung einen gravierenden Engpass bei der Erstellung des Konzernabschlusses dar. Das muss so nicht sein. Durch die Optimierung von Abstimmungs-Prozessen und vorgelagerten IC-Prozessen wird der Abschlussprozess schneller. Gleichzeitig steigt die Qualität der Finanzdaten.

Bereits im  September 2008 brachte es die vielbeachtete Studie zur Optimierung von Reportingprozessen "SmartCloseSurvey" von PricewaterhouseCoopers AG (PWC) ans Tageslicht: Das größte Optimierungspotential zur Verkürzung der Abschlusszeiten liegt in der Intercompany-Abstimmung. Davon waren 49% der befragten 170 Unternehmen überzeugt. Wir berichteten.

Fast genau 6 Jahre später zeigt die Praxis, dass die Abstimmung und Konsolidierung der konzerninternen Leistungsbeziehungen in vielen Konzenen immer noch einen Hauptengpass der Abschlusserstellung in Finanzabteilungen darstellt. Häufig ist festzustellen, dass beträchtliche Personalkapazitäten sowohl auf Einzelgesellschafts- (Entity-) als auch auf Konzern-Ebene mit der Abstimmung der IC-Differenzen beschäftigt sind. Dabei ist doch jedem klar, dass diese an anderer Stelle sinnvoller und wertschöpfender eingesetzt werden könnten.

Weshalb steigt aktuell die Beachtung der IC-Abstimmungsprozesse im Rahmen der Abschlusserstellung durch Finanzabteilungen:

• Immer stärker verzahnte internationale Wertschöpfungsketten führen zu einer steigenden Anzahl an IC-Transaktionen;
• Unternehmens-Zukäufe führen zu
• heterogenen Systemlandschaften
• unterschiedlichen Kontenplänen
• unterschiedlichen Accounting-Prozessen;
• Steigende Geschäftsmodellkomplexität;
• Zunehmender Druck von Seiten der Finanzmärkte in Richtung schnelle Jahresabschlüsse
• Immer höhere Qualitätsanforderungen an den Konzernabschluss stellen CFOs bei der IC-Abstimmung vor große Herausforderungen.

Die althergebrachten Intercompany-Prozesse, die wir im Rahmen unserer Prozessberatung in Konzernen immer wieder feststellen müssen, können dem Ziel eines schnellen, kostengünstigen und zudem qualitativ hochwertigen Konzernabschlusses häufig nicht gerecht werden.

Folgende Schwachstellen der Intercompany-Prozesse stellen wir leider immer wieder fest:

• Einsatz von MS Excel oder MS Access;
• die Konzern-Zentrale übernimmt die Hauptaufgaben im Intercompany-Prozess, statt nur zu beobachten und bei Problemen mitzuhelfen;
• vergeblicher Versuch, das Dispute Management per Telefon, E-Mail und/oder Fax abzubilden;
• ineffiziente manuelle Abstimmungsprozesse;
• mangelnde Transparenz auf Seiten der Konzern-Zentrale sowie der Einzelgesellschaften hinsichtlich
• bestehender Differenzen und deren Ursachen,
• des Realtime-Stands der Abstimmung in der aktuellen Periode,
• der Einhaltung bereits definierter Regeln;
• fehlende Logik der Anbindung und Integration der heterogenen ERP-Landschaft bzw. der vor- und nachgelagerten Systeme;
• Vernachlässigung von Mitarbeiterschulungen bzw. keine intuitiv zu bedienenenden Tools

intercompanyWEB löst die Schwachstellen im IC-Prozess schnell und einfach

Um diesen und anderen Schwachstellen zu begegnen, sollten verantwortliche CFOs der Entstehung von Intercompany-Differenzen wo möglich bereits durch die Optimierung der dem eigentlichen Abstimmungsprozess vorgelagerten Prozesse entgegenwirken. Die Entstehung von Intercompany-Differenzen lässt sich so aber nur einschränken. Eine komplette Vermeidung ist dadurch nicht möglich.

Für alle verbleibenden Differenzen sollten CFOs jetzt einen automatisierten Intercompany-Abstimmungsprozess einführen. Zur effizienten Gestaltung der IC-Prozesse bietet sich die Einführung einer webbasierten Softwarelösung wie z.B. intercompanyWEB an, die mittels nahezu automatisierter Intercompany-Abstimmung auf Salden- oder Belegebene in Transaktionswährung maßgeblich zur Beschleunigung des Abstimmungsprozesses beiträgt.

Ihr Nutzen des Einsatzes der Software intercompanyWEB?

• Einbindung der Tochtergesellschaften in den Abstimmungsprozess,
• automatische Abstimmung in Transaktionswährung,
• Beibehaltung der individuellen Kontenpläne der Gesellschaften möglich,
• uneingeschränkte Währungs- und Sprachvarianten möglich,
• Transparenz sowohl für die Gesellschaften, als auch für den Konzern,
• einfaches Berechtigungskonzept, intuitive Bedienung, minimaler Schulungsaufwand,
• rein WEB-basierte Technologie,
• Einführungszeit von wenigen Tagen, inklusive Installation und Schulung,
• optimales Preis-Leistungsverhältnis,
• geeignet für mittelständische bis große Konzerne.

Die intercompanyWEB-Matrix sorgt für Transparenz im Intercompany-Prozess

Unsere Referenzen zeigen: Die genannten Maßnahmen helfen CFOs dabei, Optimierungspotentiale auf dem Weg zum Fast Close oder Quality Close zu heben und somit eine Beschleunigung des Abschlussprozesses zu erreichen. Gleichzeitig verbessern Sie damit die Finanzdatenqualität erheblich.


Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Fast Close, Hard Close, Smart Close, Quality Close … Es gibt diverse Namen und Möglichkeiten für schnellere Prozesse in der Jahresabschlusserstellung, die mehr Effizienz bei gleichzeitiger Qualitätsverbesserung des Informationsgehalts versprechen.

Das Schnellste unter den DAX-100 Unternehmen veröffentlicht seinen Konzernabschluss laut KPMG etwa 31 Tage nach Geschäftsjahresende. Im internationalen Vergleich der Aufstellungs- und Prüfungsdauer der Abschlüsse liegen die DAX 100-Unternehmen insgesamt jedoch deutlich zurück. Grund: Schnelle Abschlüsse geben bei Investoren ein positives Bild ab und stellen einen Prestigefaktor dar.

Die Studie SmartCloseSurvey von PricewaterhouseCoopers zeigt die aktuelle Situation bei 170 untersuchten Unternehmen. Auch hier geht es um den Spagat zwischen Qualität und Zeit. Was den Faktor Zeit angeht, sehen fast die Hälfte der Befragten bei der Intercompany-Abstimmung das größte Einsparpotentiel.

Auf keinen Fall darf durch die Optimierung des IC-Abstimmungsprozesses die Qualität leiden. Doch keine Sorge: Es gibt mittlerweile webbasierte Lösungen, die sich um Qualität und Zeit kümmern – http://www.intercompanyWEB.com.

IC-Abstimmungs-Prozess mit intercompanyWEB

Lesen Sie auf unserer Webseite die Beispiele unserer Referenzkunden wie z.B. TUBEX, SBB, BITZER, ... und melden Sie sich gleich zu einem unserer nächsten Webinare an.

Die 4 Hebel zur Optimierung des Konzernabschlussprozesses

Bei Konzernen mit Matrixorganisation gibt es auf der einen Seite Konsolidierungseinheiten (Legal Entities, Gesellschaften) und auf der anderen Geschäftsfelder. Die Schnittpunkte werden als CUC (Consolidation Unit Combination) bezeichnet und bilden die kleinste Einheit der Intercompany-Abstimmung.

Es stimmen hier also tatsächlich die CUC untereinander ab und eben nicht die Gesellschaften. Dabei kann ein Benutzer mehrere CUC betreuen. Wir benötigen daher 2 Ebenen für die Intercompany-Abstimmung:

1. Ebene der CUC
2. Gesellschaftsebene

In unserer Lösung intercompanyWEB lässt sich auch diese Anforderung komplett webbasiert abbilden. Dazu haben wir neben der eigentlichen Matrixübersicht, die in diesem Fall die Ebene der CUC abbildet, eine weitere übergeordnete Matrixübersicht auf Gesellschaftsebene eingebaut.


Die Konzernzentrale kann damit in der ersten Farbmatrix auf Ebene der Legal Entities den Fortschritt des IC-Abstimmungs-Prozesses verfolgen. Die Farben bedeuten dabei:

• grün = alle CUC abgestimmt,
• orange = CUCs teilweise abgestimmt,
• rot = CUCs noch nicht abgestimmt.

Bei Klick auf das jeweilige Feld der ersten Matrix werden in einer zweiten Farbmatrix die jeweiligen CUC und deren Status angezeigt.

Wenn aus einem mittelständischen Unternehmen ein Konzern, eine Holding oder eine Unternehmensgruppe wird, ist es erforderlich, die für die Konzernkonsolidierung, insbesondere die Intercompany-Abstimmung und das Group Reporting notwendigen Daten der Tochtergesellschaften regelmäßig bei diesen abzufragen.

Second level Excel -> Next level intercompanyWEB

Die Unternehmen begeben sich in Level 2, wenn in der Konzernzentrale zu diesem Zweck erste strukturierte Excel-Reporting-Packages erarbeitet werden. Diese werden jährlich, quartalsweise oder monatlich an die Tochtergesellschaften versendet. Die Gesellschaften füllen die Abfragebögen aus und senden diese an die Zentrale zurück. Sind dann irgendwann alle Packages zurück, werden Sie übereinander gelegt. Danach beginnt die eigentliche Arbeit, denn nun müssen der oder die Mitarbeiter in der Konzernzentrale alle sich ergebenden Fragen und/oder Fehler mit den Töchtern besprechen. Diese zentralisierte Vorgehensweise führt dazu, dass die ganze Arbeit in der Zentrale anfällt, die als Flaschenhals dann schnell überlastet ist. Außerdem sehen die Gesellschaften oft keinen Nutzen in den Excel Reporting Packages, fühlen sich ausgefragt. Die Bearbeitung läuft daher in der Regel eher schleppend.

Doch früher oder später erkennt jeder Konzern, dass die Grenzen von Excel erreicht sind. Um sich in Level 3 begeben zu können, müssen sie eine Softwarelösung finden, die es ihnen erlaubt, die erforderlichen Daten der Tochtergesellschaften dezentral über das Web zu erfassen und abzustimmen. Dann ist es kein Problem mehr, Abweichungen schnell zu identifizieren und direkt zu beheben. Da die Intercompany-Abstimmung dann von den zuständigen Tochtergesellschaften durchgeführt wird, ist sie plötzlich sehr einfach, effektiv und schnell möglich. Die Datenqualität steigt dadurch enorm. Da die Gesellschaften die erarbeiteten Reports auch selber verwenden können, sehen sie einen größeren Nutzen in der monatlichen Prozedur. Die für die Erfassung der Daten notwendige Zeit sinkt dadurch enorm.

Mein Tipp: Sparen Sie sich Zeit und Geld für die Erarbeitung und die Arbeit mit den Excel-Reporting-Packages. Überspringen Sie doch einfach Level 2 (EXCEL) und begeben Sie sich sofort in Level 3, indem Sie sich jetzt bei uns über intercompanyWEB und groupreportWEB informieren. Ich helfe Ihnen gerne dabei.

SmartCloseSurvey - Wichtiger Lesestoff aus 2008 für alle Konzern-Controller:

PWC hatte 2008 etwa 170 Unternehmen befragt. Etwa 50 % der befragten Unternehmen sehen Optimierungspotenzial in Bezug auf die Dimension Zeit und planen eine weitere Verkürzung Ihres Abschlußprozesses.

Die Intercompany-Abstimmung wird hierbei als eine der geeignetsten Maßnahmen gesehen.

"Die hochkarätige Teilnahme von Finanzvorständen und Führungskräften aus dem Finanz- und Rechnungswesen sowie dem Controlling von rund 170 in Deutschland ansässigen Unternehmen aus verschiedenen Branchen bestätigt das rege Interesse an der Studie und die Aktualität des Themas."

Folgende Fragen werden geklärt:

• Wie schnell ist Ihr Abschlussprozess wirklich?
• Welche Maßnahmen verhelfen Ihnen zu qualitativ besseren Abschluss- und Reportingprozessen?
• Wo werden Potenziale zur Kostenreduzierung gesehen?
• Wie lassen sich die weiter steigenden Anforderungen auch in Zukunft erfüllen?

"Insbesondere durch standardisierte Prozesse und technische Unterstützung lassen sich zeitliche Buchungsunterschiede zwischen den Einheiten vor der Konzernmeldung minimieren."

yourIT bietet übrigens mit http://www.intercompanyWEB.com eine Software, die genau den Bereich intercompany-Abstimmung optimiert - und zwar rein webbasiert zwischen SAP- und Non-SAP-Gesellschaften auf Einzelebene und Saldenebene.

Die PWC-Studie als kostenlosen Download finden Sie unter http://www.fico-forum.de/download/11_PWC2_2008.pdf


Herausgeber: PricewaterhouseCoopers AG, Frankfurt am Main
Autoren: Klaus Panitz, Carsten Waschkowitz, Britta Wormuth
1. Auflage September 2008, 30 Seiten, 23 Abbildungen
© 2008 PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Sehen Sie in Ihrem Konzern Optimierungspotential im Bereich der IC-Abstimmung? Wir freuen uns auf Ihre Projektanfrage zu intercompanyWEB.

Fordern Sie uns!

Unser Partner InterGest bietet Ihnen zum ersten Mal die Gelegenheit, an zwei Tagen alles zu erfahren, was Sie auf Ihrem Weg ins Ausland beziehungsweise zur Optimierung Ihrer Auslandsgeschäfte wissen müssen - und wir sind mit intercompanyWEB dabei.

Die Vorträge zeigen Ihnen die wichtigsten Stationen von der Entscheidung zur Internationalisierung Ihres Unternehmens bis hin zur Konsolidierung von Auslandsbeteiligungen. Vertiefen Sie Ihr Wissen in den zusätzlich angebotenen Workshops.

Für yourIT darf ich mit dabei sein.
Mein Vortragsthema: Fast Close - die Herausforderung der Intercompany-Abstimmung im internatzionalen Konzern
Mein Workshop-Angebot: Durchführung einer WEB-basierten IC-Abstimmung im Beispiel-Konzern mit SAP- und Non-SAP-Gesellschaften auf Einzelbelegbasis als Vorbereitung zum Konzernabschluss.

Experten aus 22 Ländern bieten zusätzlich die Möglichkeit, sich über wirtschaftliche Gegebenheiten und Besonderheiten des jeweiligen Landes zu informieren.

Die Teilnahmegebühr beträgt 250€ und umfasst neben der Veranstaltung ein Dinner am Donnerstag sowie ein Mittags-Buffet am Freitag.

Ich freue mich darauf, Sie dort zu sehen.

Probleme bei der Datenbewirtschaftung und in der Datenqualität können Ihr Projekt "Konzernkonsolidierung" komplett gefährden und sind oft das Problemthema Nummer eins.

Für eine professionelle Konzern-Konsolidierung brauchen Sie eine Software, mit der Sie schnell, transparent und prüfungssicher Ihren unternehmensspezifischen Bedürfnissen gerecht werden.

Von vornherein auf die Datenbasis achten
Ein gern begangener Fehler ist, sich bereits bei der Software-Auswahl vor allem von der Ergebnisdarstellung beeindrucken zu lassen und weniger darauf zu achten, wie eine valide Datenbasis hergestellt werden soll. Aber gerade Datenbewirtschaftung und -qualität sind in einem Projekt "Konzernkonsolidierung" entscheidende Erfolgsfaktoren.

shit in = shit out
Diese "Formel" ist Ihnen sicher bekannt. Probleme macht die Datenbeschaffung vor allem in den dezentralen Bereichen der Konsolidierung: Das sind die Schuldenkonsolidierung und die Aufwands- und Ertragskonsolidierung.

Richtig abgestimmt ist halb gewonnen
Eine zuverlässige Intercompany-Abstimmung zwischen Ihren SAP- und Non-SAP-Gesellschaften vor der Übergabe der Daten an die Konzern-Konsolidierungs-Software sorgt dafür, dass Sie nachher auch die gewünschten korrekten Ergebnisse erhalten. In der heutigen Zeit bietet sich hier eine webbasierte Lösung wie intercompanyWEB geradezu an.

Fazit
Schauen Sie sich neben verschiedenen Lösungen zur Konzernkonsolidierung immer auch intercompanyWEB zur IC-Abstimmung an. Mit nur wenig zusätlichem Aufwand haben Sie damit die Daten im Griff. Sie werden begeistert sein.

Durch den kommunalen Gesamtabschluss werden Städte und Gemeinden in Zukunft als einheitliches "Unternehmen" betrachtet, vergleichbar mit einem Konzern. Damit soll eine Gesamtübersicht über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage möglich werden.

Die gesetzlichen Fristen für die Pflicht zur Aufstellung des ersten Gesamtabschlusses variieren dabei von Bundesland zu Bundesland:
- seit 2006: Hamburg
- seit 2008 Bremen
- seit 2009: Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland
- 2011: Brandenburg
- 2012: Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen
- 2013: Sachsen
- 2016: Baden-Württemberg
Berlin plant bisher keinen Umstieg und bleibt bei der Kameralistik.
Bayern, Hessen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen haben je ein Optionsmodell für Doppik oder traditionelle bzw. erweiterte Kameralistik.
(Quelle: KPMG Kommunaler Gesamtabschluss)

Für diesen "Konzern Kommune" bestehen natürlich dieselben Einsatzmöglichkeiten wie in "normalen Konzernunternehmen":
- Unsere webbasierte Lösung intercompanyWEB kümmert sich um die Intercompany-Abstimmung zwischen Kommunalen Betrieben, Unternehmen und Beteiligungen mit und ohne SAP auf Salden- und Einzelbelegbasis.
- groupreportWEB (www.groupreportWEB.com) ist die Lösung für die webbasierte Daten-Erfassung aller Arten (regelmäßig und ad-hoc) von Konzern-Berichten (Finanz, Vertrieb, Produktion, CO2, …) incl. Plausibilitätsprüfungen.

Fordern Sie uns! Jetzt!

Hechingen, April 2011. Unser Kunde Schmid Group aus Freudenstadt nimmt mit der Weiterentwicklung von intercompanyWEB im Bereich IC-Abstimmung auf Einzelbelegebene am BARC Best Practice Award Business Intelligence und Data Warehousing 2011 teil.


2011 wird der Preis zum ersten Mal in zwei Kategorien verliehen: "Mittelstand" und "Konzernlösungen"

Wenn alles glatt läuft, reiht die Schmid Group sich in die lange Liste namhafter Gewinner des Best Practice Award Business Intelligence und Data Warehousing ein und gewinnt einen attrakitven Preis als Belohnung für Ihre Mühe und Arbeit. Wir drücken die Daumen.

Der renommierte Preis wird auf der "11. European TDWI Conference with BARC@TDWI-Track" Anfang Juni 2011 in München von einer unabhängigen Experten-Jury aus Wirtschaft und Forschung unter Leitung des Business Application Research Center (BARC) vergeben.

Bewerben konnte sich jedes Anwenderunternehmen, dass in den letzten Jahren erfolgreich ein Business-Intelligence- oder Data-Warehousing-Projekt eingeführt hat und darin besonders innovative, aussergewöhnliche oder performante Ansätze realisiert hat.

Hier ein Auszug aus der Bewerbung: "Zentraler Einsatz von IntercompanyWEB zur Abstimmung von Forderungen und Verbindlichkeiten auf Einzelpostenebene bei mehr als 20 Gruppen-Gesellschaften. Dezentraler Datenupload zu genau festgelegten Terminen. Anschließend automatische Abstimmung mit IntercompanyWEB mit darauf folgender Klärung etwaiger Differenzen. Der Zugriff auf IntercompanyWEB erfolgt über den Web-Browser (Internet Explorer)."

In vielen mittelständischen und großen Konzernen wird hierzu tatsächlich noch Excel verwendet. Ich denke, dieser Lösungsansatz mit intercompanyWEB ist damit mehr als preisverdächtig.

Wir bedanken uns für das besondere Engangement der Schmid Group und freuen uns sehr über die Teilnahme.

Konzernzentrale und Tochtergesellschaften haben jeweils mehrere Übersichten über die sie betreffenden IC-Beziehungen.

In der Gegenüberstellung kann z.B. eine Gesellschaft sofort sehen, wo Differenzen gegenüber den Angaben der jeweiligen Partnergesellschaft sind.



Die Konzernzentrale sieht in der Matrix-Übersicht realtime, wie weit der Prozess der Intercompany-Abstimmung über alle Tochtergesellschaften fortgeschritten ist. Neben dem Status (Farbmatrix, Ampelsystem) können hier auch eventuell vorhandene Kommentare eingesehen und bearbeitet werden. Die Kommunikations-Aufnahme kann direkt per Knopfdruck auf die jeweilige Gesellschaft erfolgen (z.B. integrierte Kommentare, E-Mails, CTI-Integration).



Die Gesellschaften sehen dies selbstverständlich immer nur für deren Beziehungen.

Zur Definition der Intercompany-Abstimmung (auch IC-Abstimmung oder IC-Verrechnung) möchte ich hier gerne auf Wikipedia verweisen: