Sonntag, 16. September 2012

Thema der Woche: E-Billing - Elektronische Rechnungen (4)

Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung


Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.



Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen gemäß der neuen Fassung des § 14 Absatz 1 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden, und zwar über den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können.

Ein solches innerbetriebliches Kontrollverfahren soll Ihnen den Abgleich der Eingangsrechnung mit Ihren Zahlungsverpflichtungen ermöglichen. Als Unternehmer sind Sie in der Wahl des Verfahrens frei. Sie lassen doch sicher auch jetzt schon im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob:
  • die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
  • der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat,
  • die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches,
um zu gewährleisten, dass tatsächlich auch nur die Rechnungen bezahlt werden, zu deren Begleichung Sie auch verpflichtet sind.

Da keine technischen Verfahren vorgegeben werden, die Unternehmen bei der Rechnungseingangsprüfung verwenden müssen, empfehlen wir Ihnen ab sofort ein einheitliches Formular für Papier- und elektronische Rechnungen zu verwenden. Ein Muster für eine solche Checkliste zum innerbetrieblichen Kontrollverfahren stellen wir Ihnen zum kostenlosen Download zur Verfügung unter www.E-Billing.de.

Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen