Sonntag, 16. September 2012

Thema der Woche: E-Billing - Elektronische Rechnungen (5)

Tipp 5: Handlungsempfehlungen


Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.

Obwohl die technische Hürde der qualifizierten elektronischen Signatur und deren Verifikation seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 weggefallen ist, spielt die IT bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen eine wichtige Rolle.

Es empfiehlt sich, die technischen Maßnahmen an die Zahl der erwarteten elektronischen Rechnungen und die bereits vorhandene IT-Umgebung anzupassen. Denken Sie in mehreren Stufen. Z.B. lohnt sich ein Rechnungsworkflow mit Scannen und Erfassung von Papierrechnungen schon bei wenigen Rechnungen, während die automatische Klassifizierung und Datenextraktion mittels OCR-Lösungen (Damit macht man aus Papier- elektronische Rechnungen) erst bei großen Rechnungsanzahlen rentabel wird.

Die einfachste Lösung ist meist die beste. Bevor Sie z.B. über die Einführung komplizierter OCR-Scanverfahren nachdenken, fragen Sie besser bei Ihren Lieferanten mal nach. Vielleicht können diese die Rechnungsdaten gleich in strukturierter elektronischer Form senden. Das ist immer besser als mühselig zu scannen.

Ein webbasiertes Rechnungsportal bietet den Rechnungsempfängern viele Vorteile und führt dadurch in der Regel zu einer größeren Akzeptanz.

Die IT sollte vor allem aber darauf achten, dass Rechnungen und Lieferscheine richtig archiviert werden. Da bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen keine Originalbelege in Papierform mehr vorliegen, kann entsprechend auch keine Kontierung auf dem Beleg erfolgen. Gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind zur Erfüllung der Belegfunktion aber Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Die GoBS machen aber keine Angaben, wie diese Vorgaben bei elektronischen Rechnungen erfüllt werden können. Nachdem eine elektronische Rechnung im Originalzustand auf einem Datenträger unveränderbar gespeichert werden muss, ist eine Kontierung auf der Rechnung selbst nicht mehr möglich. Trotzdem darf gemäß den GoBS der Verzicht auf einen Papierbeleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Um dieses Problem zu lösen, hängen moderne Rechnungseingangs-Systeme der Rechnung einen Datensatz an, der die für die Buchung notwendigen Informationen enthält. Dieser Datensatz muss im Prinzip wie eine Buchungsfahne mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann.

Zum Abschluss dieses „Themas der Woche“ geben wir Ihnen folgende Handlungsempfehlungen: Suchen Sie sich zuerst einen kompetenten und erfahrenen E-Billing-Partner, der mit Ihnen gemeinsam Ihre Möglichkeiten der Automatisierung der Abläufe überprüft und diskutiert. Keine Pauschallösungen sondern Individualität sind gefragt! IT-Sicherheit sollte eine selbstverständliche Grundvoraussetzung bei der Lösung sein. Erst danach gehen Sie an die technische Umsetzung. Eine schriftliche Verfahrensdokumentation ist zwingend notwendig (War schon immer so!).

Bei korrekter Einführung bieten elektronische Rechnungen Vorteile für Versender und Empfänger. Nicht zu vergessen sind die enormen Vorteile für die Umwelt. E-Billing ist seit Jahren eine anerkannte Maßnahme nachhaltiger Unternehmensführung (Green IT).

Die E-Rechnung ist bereits da – künftig auch in Ihrem Unternehmen!

Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen