Sonntag, 16. September 2012

Thema der Woche: E-Billing - Elektronische Rechnungen (4)

Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung


Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.



Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen gemäß der neuen Fassung des § 14 Absatz 1 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden, und zwar über den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können.

Ein solches innerbetriebliches Kontrollverfahren soll Ihnen den Abgleich der Eingangsrechnung mit Ihren Zahlungsverpflichtungen ermöglichen. Als Unternehmer sind Sie in der Wahl des Verfahrens frei. Sie lassen doch sicher auch jetzt schon im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob:
  • die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
  • der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat,
  • die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches,
um zu gewährleisten, dass tatsächlich auch nur die Rechnungen bezahlt werden, zu deren Begleichung Sie auch verpflichtet sind.

Da keine technischen Verfahren vorgegeben werden, die Unternehmen bei der Rechnungseingangsprüfung verwenden müssen, empfehlen wir Ihnen ab sofort ein einheitliches Formular für Papier- und elektronische Rechnungen zu verwenden. Ein Muster für eine solche Checkliste zum innerbetrieblichen Kontrollverfahren stellen wir Ihnen zum kostenlosen Download zur Verfügung unter www.E-Billing.de.

Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen 

Thema der Woche: E-Billing - Elektronische Rechnungen (3)

Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger


Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.

Die meisten Unternehmen empfangen bereits seit einigen Jahren elektronische Rechnungen, oft ohne sich dessen bewusst zu sein. Doch Vorsicht ist geboten: Fehler bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen können zum Verlust der Berechtigung zum Vorsteuerabzug führen.

Worauf müssen Sie achten?
  • Ein typischer Fehler bei der Bearbeitung ist, dass Mitarbeiter empfangene elektronische Rechnungen ausdrucken, um sie in Papierform weiter zu bearbeiten. Dabei handelt es sich aber um einen „Medienbruch“ und den gilt es zu vermeiden. Elektronisch empfangene Rechnungen müssen auch in elektronischer Form archiviert werden und dürfen ihr Format nicht wechseln.
  • Die Archivierung muss für 10 Jahre und revisionssicher erfolgen.
  • Neben den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes müssen auch die Abgabenordnung (insbesondere §§ 146, 147, 200 AO), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beachtet werden.
  • Achtung bei Cloud-Angeboten zur Archivierung (Datenschutz)
Was sind Ihre Vorteile als Empfänger elektronischer Rechnungen?
  • Sie sparen sich das umständliche und komplizierte Scannen (OCR) und manuelle Weiterverarbeiten der Papierrechnungen. Die Rechnungsdaten können automatisch in Ihre Systeme übernommen werden. Die Ersparnis beträgt hier bis zu 10.- Euro je Eingangsrechnung. Hinzu kommen:
  • Schnellere Bearbeitung der Rechnungen. So können Skonti besser genutzt werden.
  • Elektronische Archivierung der elektronischen Rechnung. Das spart erheblich Zeit bei Nachbearbeitungen und Lagerkosten.
  • Eine Volltextsuche über alle (PDF-) Rechnungen ist möglich.
  • Einfache unternehmensweite Distribution der elektronischen Rechnung. Es fallen weder unnötige Kopien noch interner Postversand von Papierrechnungen mehr an.
Was brauchen Sie dafür:
  • Einheitlicher Rechnungseingangsprozess (z.B. Workflow)
  • Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen 

Thema der Woche: E-Billing - Elektronische Rechnungen (2)

Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender


Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.

Die meisten Unternehmen denken beim Begriff E-Billing erstmal daran, selber elektronische Rechnungen an Kunden zu versenden.

Worauf müssen Sie achten?

  • Halten Sie sich an alle Vorschriften. Nicht ordnungsgemäße Rechnungen können bei Ihrem Kunden zum Verlust des Vorsteuerabzugs und damit zu viel Ärger führen...
  • Die Zustimmung des Empfängers ist auch weiterhin notwendig, allerdings ist sie nun im B2B-Bereich auch im Rahmen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, nachträglich oder durch stillschweigende Billigung möglich.
  • Klären Sie die Kontaktdaten mit dem Empfänger.
  • Lassen Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen.
  • Denken Sie an die revisionssichere Archivierung der elektronischen Rechnungen.
Achtung: Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat gekennzeichnet werden, schulden Sie als Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag. Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden. Die Rücknahme einer elektronischen Rechnung ist nicht möglich.

Was sind Ihre Vorteile?

Grundsätzlich hat der Rechnungsversender erst mal enorme Kostenvorteile.  Je mehr Rechnungen ein Unternehmen versendet, desto höher ist das Einsparpotential durch die Einführung von elektronischen Rechnungen und desto schneller die Amortisation des Projekts. Ein Tool, mit dem Sie Ihre Einsparmöglichkeiten und die Amortisationszeit selbst berechnen können, finden Sie unter http://E-Billing.de.

Die Kosten für eine Papierrechnung inklusive Porto, Verarbeitung (ausdrucken, kuvertieren, Post ausliefern) und Materialkosten (Papier, Umschläge, Toner, Infrastruktur) belaufen sich im Durchschnitt auf 1,90 Euro. Demgegenüber kostet eine elektronische Rechnung durchschnittlich nur noch etwa 0,20 Euro. Das bedeutet eine Einsparung von etwa 1,70 Euro je Rechnung. Bei 10.000 Rechnungen im Jahr ergeben sich 17.000 Euro Ersparnis – und das ab sofort jedes Jahr. Kein Wunder, dass sich ordentlich eingeführte E-Billing-Projekte in wenigen Monaten amortisieren.

Dazu kommen weitere Vorteile. Zum Beispiel ist eine elektronische Rechnung sofort beim Kunden. Der Postweg von 1 bis 2 Tagen wird eingespart. Auch die internen Prozesse beim Rechnungsversender lassen sich bei elektronischen Dokumenten optimieren. Allein schon dadurch, dass die Papierablage entfällt und sich ein Beleg selbständig ohne Zutun eines Mitarbeiters in die Kunden- und in die Projektakte ablegt.

Wenn Sie größtmöglich von elektronischen Rechnungen profitieren wollen, empfehlen wir Ihnen, einen einzigen automatisierten Prozess für alle Kunden und Lieferanten einzurichten.

Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen 

Montag, 10. September 2012

Thema der Woche: E-Billing - Elektronische Rechnungen (1)

Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011


Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.

 Das klang doch endlich mal nach guten Nachrichten vom Bundesministerium für Finanzen vor etwas mehr als einem Jahr: Erstens sollten elektronische Rechnungen seit dem 01.07.2011 umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sein wie Papierrechnungen und zweitens sollte diese Gleichstellung zu keiner Erhöhung der Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit von Papierrechnungen führen.


Versender elektronischer Rechnungen haben seither die Wahl, die Echtheit der Herkunft (Authetizität), die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und die Lesbarkeit der Rechnung (menschliches Auge) entweder wie vor der Gesetzesänderung durch den Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen oder neu mittels anderer technischer und organisatorischer Maßnahmen zu gewährleisten.

Doch Vorsicht: Oft übersehen Unternehmen, dass die neuen Freiheiten im Steuervereinfachungsgesetz besondere Regeln nach sich ziehen.

Zuerst sollten wir aber einige Begriffe definieren:

  • E-Billing ist der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Lieferant und Kunde.Dabei werden beide Prozesse – Rechnungsausgang und Rechnungseingang – von diesem Begriff umfasst.
  • Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Unterschieden werden hier herkömmliche Papierrechnungen und elektronische Rechnungen. Rechnungen sind dann inhaltlich richtig, wenn sie die richtige Leistung, den richtigen Leistenden, das richtige Entgelt und den richtigen Zahlungsempfänger enthalten.
  • Eine elektronische Rechnung ist dabei eine Rechnung, die in einem elektronischen Format (z.B. Word/Excel/Powerpoint/PDF/.csv/.txt/.xml/…) ausgestellt und empfangen wird. Das in manchen Branchen übliche Gutschriftsverfahren, bei dem der Kunde über die Leistungen abrechnet, ist im Übrigen dem Rechnungsverfahren gleichgestellt.
In den folgenden Beiträgen werden wir die Anforderungen und Vorteile von E-Billing aus Sicht des Rechnungsversenders und des Rechnungsempfängers beleuchten. Danach kümmern wir uns um die Rechnungeingangsprüfung. Zu guter Letzt betrachten wir E-Billing aus Sicht der IT und geben Ihnen Handlungsempfehlungen, damit Ihr E-Billing-Projekt ein voller Erfolg wird.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie z.B. auf der Webseite www.E-Billing.de.

Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen 

Montag, 13. August 2012

10 Jahre yourIT - Posts zu unserem Jubiläum

Urlaubslektüre gefällig? Verfolgen Sie auf unserem DOCUframe-Blog meine aktuellen Posts über die vergangenen 10 Jahre yourIT. Ich wünsche Ihnen viel Vergnügen!

Freitag, 1. Juni 2012

Vor 4 Jahren: PWC veröffentlicht Studie zur Optimierung von Reportingprozessen (SmartCloseSurvey)

SmartCloseSurvey - Wichtiger Lesestoff aus 2008 für alle Konzern-Controller:

PWC hatte 2008 etwa 170 Unternehmen befragt. Etwa 50 % der befragten Unternehmen sehen Optimierungspotenzial in Bezug auf die Dimension Zeit und planen eine weitere Verkürzung Ihres Abschlußprozesses.

Die Intercompany-Abstimmung wird hierbei als eine der geeignetsten Maßnahmen gesehen.

"Die hochkarätige Teilnahme von Finanzvorständen und Führungskräften aus dem Finanz- und Rechnungswesen sowie dem Controlling von rund 170 in Deutschland ansässigen Unternehmen aus verschiedenen Branchen bestätigt das rege Interesse an der Studie und die Aktualität des Themas."

Folgende Fragen werden geklärt:

  • Wie schnell ist Ihr Abschlussprozess wirklich?
  • Welche Maßnahmen verhelfen Ihnen zu qualitativ besseren Abschluss- und Reportingprozessen?
  • Wo werden Potenziale zur Kostenreduzierung gesehen?
  • Wie lassen sich die weiter steigenden Anforderungen auch in Zukunft erfüllen?
"Insbesondere durch standardisierte Prozesse und technische Unterstützung lassen sich zeitliche Buchungsunterschiede zwischen den Einheiten vor der Konzernmeldung minimieren."

yourIT bietet übrigens mit http://www.intercompanyWEB.com eine Software, die genau den Bereich intercompany-Abstimmung optimiert - und zwar rein webbasiert zwischen SAP- und Non-SAP-Gesellschaften auf Einzelebene und Saldenebene.

Die PWC-Studie als kostenlosen Download finden Sie unter http://www.fico-forum.de/download/11_PWC2_2008.pdf


Herausgeber: PricewaterhouseCoopers AG, Frankfurt am Main
Autoren: Klaus Panitz, Carsten Waschkowitz, Britta Wormuth
1. Auflage September 2008, 30 Seiten, 23 Abbildungen
© 2008 PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Sehen Sie in Ihrem Konzern Optimierungspotential im Bereich der IC-Abstimmung? Wir freuen uns auf Ihre Projektanfrage zu intercompanyWEB.

Fordern Sie uns!

Dienstag, 17. April 2012

yourIT ist Hauptpreisträger im Mittelstandsprogramm 2012

Wie ich eben erfahren habe hat es yourIT dieses Jahr wieder geschafft. Mit dem erneuten Gewinn des Hauptpreises im Mittelstandsprogramms 2012 knüpft yourIT an die erfolgreichen Erfolge der Jahre 2003 bis 2009 an. Insgesamt war yourIT bereits 7 Mal Preisträger im Mittelstandsprogramm. Nachdem yourIT im September 2012 10-jähriges Firmenjubiläum feiert, kann sich diese Erfolgsbilanz sicher sehen lassen.



Hauptsponsor für diesen Preis ist die Kresse und Discher Wirtschaftsverlag GmbH, Herausgeber des Wirtschaftsmagazins econo. Das Verbreitungsgebiet von econo umfasst mehr als 200.000 Unternehmen, rund vier Millionen Einwohner und 1,2 Millionen Beschäftigte. Das Magazin setzt auf eine dezentrale Struktur und ist dabei konsequent regional.

Interessanterweise deckt sich das Verbreitungsgebiet des Magazins econo - das sind die Regionen Nord- und Südbaden sowie Schwarzwald-Alb-Bodensee - ziemlich genau mit dem "normalen" Vertriebsgebiet von yourIT für die Bereiche Systems, Solutions und Consulting.

Über yourIT: Unser Ziel ist es, die IT-Prozesse unserer Kunden zu optimieren und damit langfristig die Wettbewerbsfähigkeit im globalen Markt zu steigern. Als innovatives Systemhaus in der Region Neckar-Alb prüfen wir den Sicherheits-Status der IT-Infrastruktur, spüren vorhandene Schwachstellen auf, erarbeiten Konzepte für IT- Sicherheit & Datenschutz und implementieren die für den Kunden besten Lösungen. Wir unterstützen unsere Kunden ebenso bei der Richtlinien-Definition, Einhaltung der Policies und sichern so den laufenden Betrieb.

Wir freuen uns sehr, wieder Preisträger des Mittelstandsprogramms zu sein. Diese Auszeichnung wird unser Image weiter stärken und unseren Bekanntheitsgrad in den von econo abgedeckten Gebieten und sicher auch darüber hinaus weiter steigern.