Montag, 10. September 2012

Thema der Woche: E-Billing - Elektronische Rechnungen (1)

Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011


Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.

 Das klang doch endlich mal nach guten Nachrichten vom Bundesministerium für Finanzen vor etwas mehr als einem Jahr: Erstens sollten elektronische Rechnungen seit dem 01.07.2011 umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sein wie Papierrechnungen und zweitens sollte diese Gleichstellung zu keiner Erhöhung der Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit von Papierrechnungen führen.


Versender elektronischer Rechnungen haben seither die Wahl, die Echtheit der Herkunft (Authetizität), die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und die Lesbarkeit der Rechnung (menschliches Auge) entweder wie vor der Gesetzesänderung durch den Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen oder neu mittels anderer technischer und organisatorischer Maßnahmen zu gewährleisten.

Doch Vorsicht: Oft übersehen Unternehmen, dass die neuen Freiheiten im Steuervereinfachungsgesetz besondere Regeln nach sich ziehen.

Zuerst sollten wir aber einige Begriffe definieren:

  • E-Billing ist der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Lieferant und Kunde.Dabei werden beide Prozesse – Rechnungsausgang und Rechnungseingang – von diesem Begriff umfasst.
  • Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Unterschieden werden hier herkömmliche Papierrechnungen und elektronische Rechnungen. Rechnungen sind dann inhaltlich richtig, wenn sie die richtige Leistung, den richtigen Leistenden, das richtige Entgelt und den richtigen Zahlungsempfänger enthalten.
  • Eine elektronische Rechnung ist dabei eine Rechnung, die in einem elektronischen Format (z.B. Word/Excel/Powerpoint/PDF/.csv/.txt/.xml/…) ausgestellt und empfangen wird. Das in manchen Branchen übliche Gutschriftsverfahren, bei dem der Kunde über die Leistungen abrechnet, ist im Übrigen dem Rechnungsverfahren gleichgestellt.
In den folgenden Beiträgen werden wir die Anforderungen und Vorteile von E-Billing aus Sicht des Rechnungsversenders und des Rechnungsempfängers beleuchten. Danach kümmern wir uns um die Rechnungeingangsprüfung. Zu guter Letzt betrachten wir E-Billing aus Sicht der IT und geben Ihnen Handlungsempfehlungen, damit Ihr E-Billing-Projekt ein voller Erfolg wird.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie z.B. auf der Webseite www.E-Billing.de.

Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen 

Montag, 13. August 2012

10 Jahre yourIT - Posts zu unserem Jubiläum

Urlaubslektüre gefällig? Verfolgen Sie auf unserem DOCUframe-Blog meine aktuellen Posts über die vergangenen 10 Jahre yourIT. Ich wünsche Ihnen viel Vergnügen!

Freitag, 1. Juni 2012

Vor 4 Jahren: PWC veröffentlicht Studie zur Optimierung von Reportingprozessen (SmartCloseSurvey)

SmartCloseSurvey - Wichtiger Lesestoff aus 2008 für alle Konzern-Controller:

PWC hatte 2008 etwa 170 Unternehmen befragt. Etwa 50 % der befragten Unternehmen sehen Optimierungspotenzial in Bezug auf die Dimension Zeit und planen eine weitere Verkürzung Ihres Abschlußprozesses.

Die Intercompany-Abstimmung wird hierbei als eine der geeignetsten Maßnahmen gesehen.

"Die hochkarätige Teilnahme von Finanzvorständen und Führungskräften aus dem Finanz- und Rechnungswesen sowie dem Controlling von rund 170 in Deutschland ansässigen Unternehmen aus verschiedenen Branchen bestätigt das rege Interesse an der Studie und die Aktualität des Themas."

Folgende Fragen werden geklärt:

  • Wie schnell ist Ihr Abschlussprozess wirklich?
  • Welche Maßnahmen verhelfen Ihnen zu qualitativ besseren Abschluss- und Reportingprozessen?
  • Wo werden Potenziale zur Kostenreduzierung gesehen?
  • Wie lassen sich die weiter steigenden Anforderungen auch in Zukunft erfüllen?
"Insbesondere durch standardisierte Prozesse und technische Unterstützung lassen sich zeitliche Buchungsunterschiede zwischen den Einheiten vor der Konzernmeldung minimieren."

yourIT bietet übrigens mit http://www.intercompanyWEB.com eine Software, die genau den Bereich intercompany-Abstimmung optimiert - und zwar rein webbasiert zwischen SAP- und Non-SAP-Gesellschaften auf Einzelebene und Saldenebene.

Die PWC-Studie als kostenlosen Download finden Sie unter http://www.fico-forum.de/download/11_PWC2_2008.pdf


Herausgeber: PricewaterhouseCoopers AG, Frankfurt am Main
Autoren: Klaus Panitz, Carsten Waschkowitz, Britta Wormuth
1. Auflage September 2008, 30 Seiten, 23 Abbildungen
© 2008 PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Sehen Sie in Ihrem Konzern Optimierungspotential im Bereich der IC-Abstimmung? Wir freuen uns auf Ihre Projektanfrage zu intercompanyWEB.

Fordern Sie uns!

Dienstag, 17. April 2012

yourIT ist Hauptpreisträger im Mittelstandsprogramm 2012

Wie ich eben erfahren habe hat es yourIT dieses Jahr wieder geschafft. Mit dem erneuten Gewinn des Hauptpreises im Mittelstandsprogramms 2012 knüpft yourIT an die erfolgreichen Erfolge der Jahre 2003 bis 2009 an. Insgesamt war yourIT bereits 7 Mal Preisträger im Mittelstandsprogramm. Nachdem yourIT im September 2012 10-jähriges Firmenjubiläum feiert, kann sich diese Erfolgsbilanz sicher sehen lassen.



Hauptsponsor für diesen Preis ist die Kresse und Discher Wirtschaftsverlag GmbH, Herausgeber des Wirtschaftsmagazins econo. Das Verbreitungsgebiet von econo umfasst mehr als 200.000 Unternehmen, rund vier Millionen Einwohner und 1,2 Millionen Beschäftigte. Das Magazin setzt auf eine dezentrale Struktur und ist dabei konsequent regional.

Interessanterweise deckt sich das Verbreitungsgebiet des Magazins econo - das sind die Regionen Nord- und Südbaden sowie Schwarzwald-Alb-Bodensee - ziemlich genau mit dem "normalen" Vertriebsgebiet von yourIT für die Bereiche Systems, Solutions und Consulting.

Über yourIT: Unser Ziel ist es, die IT-Prozesse unserer Kunden zu optimieren und damit langfristig die Wettbewerbsfähigkeit im globalen Markt zu steigern. Als innovatives Systemhaus in der Region Neckar-Alb prüfen wir den Sicherheits-Status der IT-Infrastruktur, spüren vorhandene Schwachstellen auf, erarbeiten Konzepte für IT- Sicherheit & Datenschutz und implementieren die für den Kunden besten Lösungen. Wir unterstützen unsere Kunden ebenso bei der Richtlinien-Definition, Einhaltung der Policies und sichern so den laufenden Betrieb.

Wir freuen uns sehr, wieder Preisträger des Mittelstandsprogramms zu sein. Diese Auszeichnung wird unser Image weiter stärken und unseren Bekanntheitsgrad in den von econo abgedeckten Gebieten und sicher auch darüber hinaus weiter steigern.

Mittwoch, 11. April 2012

securITy-Analysen und -Audits

Zu den Voraussetzungen für einen umfassenden Schutz von Informationen und Daten reicht die Sicherheit einzelner Komponenten bei weitem nicht aus. Gleichermaßen wichtig ist eine umfassende Kenntnis der vorhandenen IT - Strukturen.

Um sinnvolle Maßnahmen gegen interne und externe Angriffe einleiten zu können, ist eine detaillierte Schwachstellenanalyse aller Komponenten notwendig, die an geschäftsrelevanten Prozessen beteiligt sind.

Als Beratungsunternehmen erfassen wir unter Einsatz von QualysGuard den aktuellen Ist-Zustand Ihrer IT-Landschaft und überprüfen die Umsetzung Ihrer Policies. Durch Penetrationstests entlarven wir eventuelle Sicherheitslücken um im nächsten Schritt effektive Schutzmaßnahmen einzuleiten.

Durch verschiedene Analysen und individuell an Ihre Bedürfnisse anpassbare Reports bieten wir eine Beratung, die zu Ihren Anforderungen passt, und lassen Sie dank unseres Know-how im IT-Umfeld auch bei der Optimierung Ihres Netzwerks nicht allein.

Unsere Lösungsvorschläge wurden bereits in zahlreichen Projekten erfolgreich implementiert. Erfahrungsgemäß liegt der Aufwand aufgrund der hohen Standardisierung von QualysGuard weit unter dem Durchschschnitt der Mitbewerber.

Wir bieten Schwachstellenanalysen und securITy-Audits
- von intern (aus Ihrem Netz)
- von extern (aus dem Internet)
- innerhalb Ihrer DMZ

Fordern Sie uns!

Dienstag, 6. März 2012

Schwachstellenmanagement & Datenschutz

Wie kontrolliert eigentlich ein Auftraggeber seinen Outsourcing-Dienstleister nach den Vorgaben des §11 Abs. 2 BDSG Auftragsdatenverarbeitung?

Seit der Änderung des Bundesdatenschutzgesetzes im Juli 2009 stellen sich für Auftraggeber (AG) von EDV-Outsourcing-Verträgen (z.B. externes Rechenzentrum) im Bezug auf die Kontrolle der Auftragsdatenverarbeitung (ADV) folgende Fragen:
1. Wie ist die Kontrolle zu gewährleisten?
2. Womit kann die Kontrolle technisch durchgeführt werden?

Zu 1. Wie ist die Kontrolle zu gewährleisten?
Die Neuregelung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) stellt eine Reaktion auf in der Praxis festgestellte Mängel bei der Auftragserteilung dar. In der neuen Fassung des §11 Abs. 2 BDSG werden die schriftlich festzulegenden Bedingungen der Auftragsdatenverarbeitung aufgezählt. Der Auftraggeber hat sich erstmals vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen. Aus Gründen der Nachweisbarkeit ist dies zu dokumentieren ist. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 50.000 oder sogar bis zu 300.000 Euro.

Die Dokumentation sollte zwingend folgendes beinhalten:
· Angaben zu den Beteiligten (Verfahrensverantwortlicher, konkreter Prüfer, Datenschutzbeauftragter (DSB), CIO)
· Angaben zur betroffenen ADV (Auftragnehmer (AN), Beginn/Ende, Art der ADV, Kritikalität, Angaben wo der ADV Vertrag vorgehalten wird)
· Angaben zur Kontrolle (Wann? Wo? Prüfer? Erstkontrolle/laufende Kontrolle? Zeitpunkt der letzten Kontrolle?)
· Art und Umfang der Kontrolle (vor Ort, teiweise/vollständig)
· Feststellungen (vertragliche, gesetzliche, techn. organisatorische Anforderungen eingehalten/nicht eingehalten; sonstige Verstöße)
· Weitere Maßnahmen (Zeitpunkt der nächsten Kontrolle/Nachkontrolle)
· Unterschrift des Prüfers

Jedoch ist nach der Gesetzesbegründung eine persönliche oder Vorort-Kontrolle nicht zwingend erforderlich. Eine schriftliche Auskunft des AN über die getroffenen Maßnahmen bzw. die Vorlage eines Testats/Zertifikats eines Sachverständigen wäre ebenfalls denkbar.

Zu 2. Womit kann die Kontrolle technisch durchgeführt werden?
In solchen Outsourcing-Verträgen werden typischerweise Regelungen zum Schwachstellen-Management getroffen, deren Einhaltung sich direkt auf die Datensicherheit und den Datenschutz auswirken. Für den AG sollte es also durchaus interessant sein, zu erfahren, ob sich der AN an die Vertragsvereinbarungen hält.

Doch wie soll der AG dies mit machbarem Aufwand kontrollieren?

Als technisch ausgereifte Lösung setzen wir von yourIT hierzu seit 2007 auf eine Schwachstellenanalyse (vulnerability management), die das gesamte EDV-Netzwerk auf Knopfdruck analysiert. Neben vielen anderen Informationen wird so die Einhaltung der Security-Policies kontrolliert und protokolliert.

Dabei halten sich die Kosten im Rahmen: Ein einmaliger Scan über 100 IP-Adressen kostet etwa 2.500 EUR incl. Beratung. Auch eine dauerhafte Kontrolle durch den AG ist möglich.


Im Übrigen kann natürlich auch der Auftragnehmer (= der Auftragsdatenverarbeiter) die Schwachstellenanalyse bei Experten wie yourIT beauftragen. Der sich ergebende Schwachstellen-Report gilt dann gegenüber dem Auftraggeber als Nachweis.

Freitag, 2. März 2012

QualysGuard Teil 1: Verwundbarkeit an allen Ecken

In den nächsten Posts werde ich versuchen, den Sinn einer automatisierten Unterstützung von Prozessen der Informationssicherheit durch Einsatz von QualysGuard herauszuarbeiten.

In Zeiten, in denen Netzwerkgrenzen schwinden, sehen IT-Landschaften ganz anders aus wie früher. Neben Firmen Campus, externem Rechenzentrum, der Agentur für den Webauftritt und Hersteller- und Partnernetzen dominieren heute vor allem Internet und Cloud Services.

Verwundbarkeit lauert heute an allen Ecken:

Beispiel für typische Schwachstellen von extern betriebenen Rechenzentren:
  • Server Betriebssystem nicht auf dem aktuellsten Stand
    • 5 wichtige Security Updates nicht eingespielt
    • 3 weitere Security Updates eingespielt, aber nicht aktiv wegen fehlendem Neustart des Systems
  • Server Betriebssystem nicht hinreichend abgesichert
    • Fehlerhafte Rechteverwaltung auf kritische Dateien
    • Keine Integritätssicherung kritischer Dateien
    • Nicht benötigte Dienste aktiv
    • Applikationen installiert, die nicht benötigt werden
  • Datenbank nicht auf dem aktuellsten Stand
    • Letztes, als kritisch eingestuftes Security Update nicht eingespielt
    • Security Update eingespielt, aber nicht für alle DB-Instanzen aktiv und damit wirksam
  • Datenbank nicht hinreichend gesichert
    • Mehrere Konten mit vollen DBA Rechten, abgesichert mit schwachen Passwörten,die nicht den Sicherheitsrichtlinien entsprechen
  • ... und vieles mehr

Beispiel für typische Schwachstellen in Webauftritten, entwickelt und betrieben von einer externen Agentur:
  • Unternehmens-Webseite verbreitet Schadsoftware
    • Vor Monaten erfolgreich angegriffen, bis heute unbemerkt
    • Versteckter Code eingebaut der Botnet Software auf die Rechner der Besucher installiert (Drive-By Infection)
  • Unternehmens-Webshop aus dem Internet sehr einfach anzugreifen
    • SQL Injection erlaubt Zugriff auf Datenbank mit Kundendaten
    • Cross Site Scripting erlaubt Angriffe auf Rechner der Besucher und Benutzer
    • Denial of Service Attacke verursacht hohen wirtschaftlichen Schaden
    • Als vertraulich klassifizierte Informationen stehen über URLs der Öffentlichkeit zur Verfügung
  • Falscher Einsatz von Verschlüsselungstechnologien
    • Veraltete, unsichere Versionen von SSL werden unterstützt (SSLv2)
    • Kurze Schlüssellängen werden unterstützt (RC4-40, DES-56)
    • Zertifikatskette ist nicht durchgängig verifizierbar
  • Keine klare Netzwerksegmentierung
    • Webauftritte verschiedener Kunden auf denselben Systemen bzw. auf Systemen in denselben Netzen
    • Entwicklungsumgebung nicht klar getrennt von Produktionsumgebung
  • ... und vieles mehr
Zum Schluss ein paar Beispiele für typische Schwachstellen im internen Firmen-Campus:
  • Betriebssystem und Applikationen auf hunderten von Workstations nicht auf aktuellstem Stand
    • Patchmanagement nicht durchgängig implementiert bzw. unvollständig
  • Zentrale Corerouter und Coreswitche anfällig für verschiedene Arten von Angriffen
    • Software seit Jahren nicht aktualisiert, da niemand die Verantwortung dafür übernehmen will
  • Externer Mitarbeiter sorgt für mehrere Stunden Netzstillstand und verursacht hohe Verluste
    • Mit Schadsoftware infiziert, weil keine lokalen Schutzmechanismen auf dem externen Notebook
  • Interner Mitarbeiter verstößt gegen Sicherheitsrichtlinie
    • Privat mitgebrachter WLAN Router öffnet unautorisierten Zugang in interne Netze
    • Andere, nicht autorisierte Systeme, werden ans Firmennetz angeschlossen und erzeugen somit eine Schatten-IT
  • Gezielte Industriespionage
    • (Interner) Angreifer nutzt Schwachstelle auf einem verwundbaren Desktop- oder Serversystem aus
    • Nutzt dieses als Next-Hop um lohnenswerte Systeme anzugreifen, die unternehmenskritische Daten verarbeiten
  • ... und unendlich viel mehr
Mal ehrlich: Kennen Sie Ihr IT-Risiko?

Hier ein paar Fragen, die sich jede Unternehmensführung heute stellen muss:
  • Kennen Sie Ihre IT-Infrastruktur und das damit einhergehende IT-Risiko?
    • Sie haben eine Schatten-IT, auch wenn Sie es nicht glauben
  • Wie können Sie die Einhaltung von Vorgaben aus Richtlinien überprüfen?
    • Von Vorgaben abweichende Systeme müssen automatisiert erkannt werden
    • Wichtig für Aufbau und Betrieb eines Internen Kontroll Systems (IKS)
  • Sind Sie zu anerkannten Standards und Frameworks konform (compliant)?
    • Nachweise werden immer wichtiger für‘s tägliche Geschäft (Audits, Zertifizierungen)
  • Wie können Sie Ihren Patchprozess priorisieren und verifizieren?
    • Schwachstellen mit hohem Risiko müssen schnell geschlossen werden
    • Patchmanagementsysteme sagen oft nicht die Wahrheit
  • Wie können Sie outgesourcete Systemumgebungen überprüfen?
    • Blindes Vertrauen in die Einhaltung von SLAs ist keine Option
  • Was können Sie zur Reduzierung Ihres IT-Risikos unternehmen?
    • IT-Risikomanagement ist zentraler Bestandteil des Unternehmens-Risikomanagements
Sie fragen sich jetzt sicher: Und wie lautet die Lösung?
Die Lösung liegt doch auf der Hand und ist recht einfach: Sie müssen Transparenz schaffen
  • Transparenz durch automatisierte und regelmäßige Schwachstellen- und Richtlinienüberprüfungen über möglichst alle Netze, Systeme und Applikationen
  • Nur Transparenz ermöglicht eine effektive und effiziente Unterstützung Ihrer IT-Sicherheitsprozesse
  • Transparenz ist somit die wichtigste Grundlage eines nachweislich wirksam funktionierenden IT-Risikomanagements
Und um das zu erreichen setzen wir von yourIT bereits seit 2007 auf die umfangreiche Suite integrierter Module der QualysGuard SaaS Security Solution.

Mehr davon in meinem nächsten Post (QualysGuard Teil 2).