Sonntag, 16. September 2012

Thema der Woche: E-Billing - Elektronische Rechnungen (5)

Tipp 5: Handlungsempfehlungen


Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.

Obwohl die technische Hürde der qualifizierten elektronischen Signatur und deren Verifikation seit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 weggefallen ist, spielt die IT bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen eine wichtige Rolle.

Es empfiehlt sich, die technischen Maßnahmen an die Zahl der erwarteten elektronischen Rechnungen und die bereits vorhandene IT-Umgebung anzupassen. Denken Sie in mehreren Stufen. Z.B. lohnt sich ein Rechnungsworkflow mit Scannen und Erfassung von Papierrechnungen schon bei wenigen Rechnungen, während die automatische Klassifizierung und Datenextraktion mittels OCR-Lösungen (Damit macht man aus Papier- elektronische Rechnungen) erst bei großen Rechnungsanzahlen rentabel wird.

Die einfachste Lösung ist meist die beste. Bevor Sie z.B. über die Einführung komplizierter OCR-Scanverfahren nachdenken, fragen Sie besser bei Ihren Lieferanten mal nach. Vielleicht können diese die Rechnungsdaten gleich in strukturierter elektronischer Form senden. Das ist immer besser als mühselig zu scannen.

Ein webbasiertes Rechnungsportal bietet den Rechnungsempfängern viele Vorteile und führt dadurch in der Regel zu einer größeren Akzeptanz.

Die IT sollte vor allem aber darauf achten, dass Rechnungen und Lieferscheine richtig archiviert werden. Da bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen keine Originalbelege in Papierform mehr vorliegen, kann entsprechend auch keine Kontierung auf dem Beleg erfolgen. Gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind zur Erfüllung der Belegfunktion aber Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Die GoBS machen aber keine Angaben, wie diese Vorgaben bei elektronischen Rechnungen erfüllt werden können. Nachdem eine elektronische Rechnung im Originalzustand auf einem Datenträger unveränderbar gespeichert werden muss, ist eine Kontierung auf der Rechnung selbst nicht mehr möglich. Trotzdem darf gemäß den GoBS der Verzicht auf einen Papierbeleg die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Um dieses Problem zu lösen, hängen moderne Rechnungseingangs-Systeme der Rechnung einen Datensatz an, der die für die Buchung notwendigen Informationen enthält. Dieser Datensatz muss im Prinzip wie eine Buchungsfahne mit der Rechnung so verbunden werden, dass er von dieser nicht mehr getrennt werden kann.

Zum Abschluss dieses „Themas der Woche“ geben wir Ihnen folgende Handlungsempfehlungen: Suchen Sie sich zuerst einen kompetenten und erfahrenen E-Billing-Partner, der mit Ihnen gemeinsam Ihre Möglichkeiten der Automatisierung der Abläufe überprüft und diskutiert. Keine Pauschallösungen sondern Individualität sind gefragt! IT-Sicherheit sollte eine selbstverständliche Grundvoraussetzung bei der Lösung sein. Erst danach gehen Sie an die technische Umsetzung. Eine schriftliche Verfahrensdokumentation ist zwingend notwendig (War schon immer so!).

Bei korrekter Einführung bieten elektronische Rechnungen Vorteile für Versender und Empfänger. Nicht zu vergessen sind die enormen Vorteile für die Umwelt. E-Billing ist seit Jahren eine anerkannte Maßnahme nachhaltiger Unternehmensführung (Green IT).

Die E-Rechnung ist bereits da – künftig auch in Ihrem Unternehmen!

Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen

Thema der Woche: E-Billing - Elektronische Rechnungen (4)

Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung


Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.



Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen gemäß der neuen Fassung des § 14 Absatz 1 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden, und zwar über den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können.

Ein solches innerbetriebliches Kontrollverfahren soll Ihnen den Abgleich der Eingangsrechnung mit Ihren Zahlungsverpflichtungen ermöglichen. Als Unternehmer sind Sie in der Wahl des Verfahrens frei. Sie lassen doch sicher auch jetzt schon im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob:
  • die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d. h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
  • der Rechnungsaussteller also tatsächlich den behaupteten Zahlungsanspruch hat,
  • die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches,
um zu gewährleisten, dass tatsächlich auch nur die Rechnungen bezahlt werden, zu deren Begleichung Sie auch verpflichtet sind.

Da keine technischen Verfahren vorgegeben werden, die Unternehmen bei der Rechnungseingangsprüfung verwenden müssen, empfehlen wir Ihnen ab sofort ein einheitliches Formular für Papier- und elektronische Rechnungen zu verwenden. Ein Muster für eine solche Checkliste zum innerbetrieblichen Kontrollverfahren stellen wir Ihnen zum kostenlosen Download zur Verfügung unter www.E-Billing.de.

Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen 

Thema der Woche: E-Billing - Elektronische Rechnungen (3)

Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger


Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.

Die meisten Unternehmen empfangen bereits seit einigen Jahren elektronische Rechnungen, oft ohne sich dessen bewusst zu sein. Doch Vorsicht ist geboten: Fehler bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen können zum Verlust der Berechtigung zum Vorsteuerabzug führen.

Worauf müssen Sie achten?
  • Ein typischer Fehler bei der Bearbeitung ist, dass Mitarbeiter empfangene elektronische Rechnungen ausdrucken, um sie in Papierform weiter zu bearbeiten. Dabei handelt es sich aber um einen „Medienbruch“ und den gilt es zu vermeiden. Elektronisch empfangene Rechnungen müssen auch in elektronischer Form archiviert werden und dürfen ihr Format nicht wechseln.
  • Die Archivierung muss für 10 Jahre und revisionssicher erfolgen.
  • Neben den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes müssen auch die Abgabenordnung (insbesondere §§ 146, 147, 200 AO), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beachtet werden.
  • Achtung bei Cloud-Angeboten zur Archivierung (Datenschutz)
Was sind Ihre Vorteile als Empfänger elektronischer Rechnungen?
  • Sie sparen sich das umständliche und komplizierte Scannen (OCR) und manuelle Weiterverarbeiten der Papierrechnungen. Die Rechnungsdaten können automatisch in Ihre Systeme übernommen werden. Die Ersparnis beträgt hier bis zu 10.- Euro je Eingangsrechnung. Hinzu kommen:
  • Schnellere Bearbeitung der Rechnungen. So können Skonti besser genutzt werden.
  • Elektronische Archivierung der elektronischen Rechnung. Das spart erheblich Zeit bei Nachbearbeitungen und Lagerkosten.
  • Eine Volltextsuche über alle (PDF-) Rechnungen ist möglich.
  • Einfache unternehmensweite Distribution der elektronischen Rechnung. Es fallen weder unnötige Kopien noch interner Postversand von Papierrechnungen mehr an.
Was brauchen Sie dafür:
  • Einheitlicher Rechnungseingangsprozess (z.B. Workflow)
  • Innerbetriebliches Kontrollverfahren
Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen 

Thema der Woche: E-Billing - Elektronische Rechnungen (2)

Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender


Rechnungen per Mail zu verschicken, hat sich mittlerweile etabliert. Welche Änderungen sich aus dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ergeben haben und wie Sie sowohl bei Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen davon profitieren, erfahren Sie in unserem Thema der Woche, das wir für die IHK Reutlingen gestalten durften.

Die meisten Unternehmen denken beim Begriff E-Billing erstmal daran, selber elektronische Rechnungen an Kunden zu versenden.

Worauf müssen Sie achten?

  • Halten Sie sich an alle Vorschriften. Nicht ordnungsgemäße Rechnungen können bei Ihrem Kunden zum Verlust des Vorsteuerabzugs und damit zu viel Ärger führen...
  • Die Zustimmung des Empfängers ist auch weiterhin notwendig, allerdings ist sie nun im B2B-Bereich auch im Rahmen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen, nachträglich oder durch stillschweigende Billigung möglich.
  • Klären Sie die Kontaktdaten mit dem Empfänger.
  • Lassen Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen.
  • Denken Sie an die revisionssichere Archivierung der elektronischen Rechnungen.
Achtung: Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat gekennzeichnet werden, schulden Sie als Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag. Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden. Die Rücknahme einer elektronischen Rechnung ist nicht möglich.

Was sind Ihre Vorteile?

Grundsätzlich hat der Rechnungsversender erst mal enorme Kostenvorteile.  Je mehr Rechnungen ein Unternehmen versendet, desto höher ist das Einsparpotential durch die Einführung von elektronischen Rechnungen und desto schneller die Amortisation des Projekts. Ein Tool, mit dem Sie Ihre Einsparmöglichkeiten und die Amortisationszeit selbst berechnen können, finden Sie unter http://E-Billing.de.

Die Kosten für eine Papierrechnung inklusive Porto, Verarbeitung (ausdrucken, kuvertieren, Post ausliefern) und Materialkosten (Papier, Umschläge, Toner, Infrastruktur) belaufen sich im Durchschnitt auf 1,90 Euro. Demgegenüber kostet eine elektronische Rechnung durchschnittlich nur noch etwa 0,20 Euro. Das bedeutet eine Einsparung von etwa 1,70 Euro je Rechnung. Bei 10.000 Rechnungen im Jahr ergeben sich 17.000 Euro Ersparnis – und das ab sofort jedes Jahr. Kein Wunder, dass sich ordentlich eingeführte E-Billing-Projekte in wenigen Monaten amortisieren.

Dazu kommen weitere Vorteile. Zum Beispiel ist eine elektronische Rechnung sofort beim Kunden. Der Postweg von 1 bis 2 Tagen wird eingespart. Auch die internen Prozesse beim Rechnungsversender lassen sich bei elektronischen Dokumenten optimieren. Allein schon dadurch, dass die Papierablage entfällt und sich ein Beleg selbständig ohne Zutun eines Mitarbeiters in die Kunden- und in die Projektakte ablegt.

Wenn Sie größtmöglich von elektronischen Rechnungen profitieren wollen, empfehlen wir Ihnen, einen einzigen automatisierten Prozess für alle Kunden und Lieferanten einzurichten.

Übersicht des Wochenthemas E-Billing:
Tipp 1 - das Steuervereinfachungsgesetz 2011
Tipp 2: Ihr Unternehmen als Rechnungsversender
Tipp 3: Ihr Unternehmen als Rechnungsempfänger
Tipp 4: Die Rechnungseingangsprüfung
Tipp 5: Handlungsempfehlungen